Як правильно скласти посадову інструкцію



Напевно кожен працюючий в загальних рисах знає, що таке посадова інструкція. Давайте докладніше розберемо, навіщо потрібен цей важливий документ, які розділи він повинен включати, і розглянемо основні вимоги до його написання.

Як правильно скласти посадову інструкцію

Що являє собою посадова інструкція?

Щоб підприємство працювало злагоджено і ефективно, кожен співробітник повинен чітко уявляти собі, що конкретно від нього вимагається, як від фахівця, що займає певну посаду.

Для цього й існує такий внутрішній організаційно-правовий документ, як посадова інструкція. Її потрібно складати для кожної штатної посади, прописуючи повноваження працівника, його обов’язки, відповідальність, необхідні навички.

Тобто, спочатку, приймаючи людину на роботу і укладаючи з нею трудовий договір, її знайомлять з посадовою інструкцією, щоб максимально конкретно позначити коло її прав і висунутих вимог.

Більш того, ще на етапі підбору персоналу кандидатів на певну позицію оцінюють на відповідність вимогам, викладеним в посадовій інструкції.

Цей документ важливий і для атестації співробітників: порівнюючи вимоги до посади з реальними результатами праці, можна оцінити, наскільки людина справляється зі своєю роботою. А вже виходячи з цього, приймаються кадрові рішення – підвищити, звільнити, зарахувати в резерв керівної ланки або направити на додаткове навчання.

Документ цей складають у трьох примірниках: для відділу кадрів, керівника і самого працівника.

Посадові інструкції фахівців

Посадові інструкції фахівців

Складаючи посадові інструкції фахівців, враховують сферу діяльності підприємства, його структуру, керуються кваліфікаційним довідником посад.

При цьому, дотримуючись вимог до кваліфікації фахівців, вносяться і власні корективи з урахуванням специфіки підприємства чи організації.

Хто складає посадові інструкції? Знову ж таки, все залежить від напрямку діяльності, кількості співробітників, складності технологічних процесів.

Часто цей обов’язок лягає на службу персоналу або відділ кадрів. У багатьох компаніях документи розробляють керівники структурних підрозділів.

Навряд чи, менеджер по персоналу може досконально знати специфіку кожної посади великого заводу. Тоді логічно, що посадова інструкція інженера повинна складатися фахівцем конкретного відділу. Адже в ній чітко варто розписати функції співробітника, а для цього потрібно знати технологію, скажімо, сталеливарного виробництва.

Посадова інструкція менеджера менш специфічна, її розробкою зазвичай займаються фахівці з персоналу, але обов’язково погоджуючи її пункти з керівником відділу, а також юридичною службою. Потім документ затверджується керівником організації або підприємства.

При складанні можна керуватися типовими положеннями, використовуючи готовий стандартний зразок посадової інструкції. Існують різні варіанти таких документів (прикладів в Інтернеті і в довідковій літературі достатньо), хоча основні розділи зазвичай подібні.

Посадова інструкція бухгалтера товарної групи, наприклад, буде відрізнятися від документа, що описує обов’язки та повноваження бухгалтера-касира.

Структура посадової інструкції

Структура посадової інструкції

Посадова інструкція фахівця розробляється на підставі положення про структурний підрозділ. Документи ці взаємопов’язані, адже обов’язки працівників залежать від того, які завдання вирішує відділ в цілому.

Поширеною є структура, при якій посадова інструкція працівників складається з декількох основних розділів.

Загальні положення

Перший розділ документу включає в себе інформацію про:

  • найменування посади (згідно зі штатним розкладом);
  • назву структурного підрозділу;
  • категорії (керівника, фахівця, технічного виконавця);
  • підпорядкованість працівника;
  • порядок призначення та звільнення з роботи;
  • умови заміщення даної посади у разі тимчасової відсутності співробітника;
  • вимоги – до професійної підготовки (яку освіту необхідно мати, необхідний стаж роботи) і до кваліфікації (що працівник зобов’язаний знати і вміти).

Часто в першому розділі також вказують документи, керуючись якими, співробітник повинен будувати свою роботу: законодавчі акти, накази, постанови, положення і правила.

Посадові обов'язки

Посадові обов’язки

Цей розділ ще може називатися «Основні завдання та функції» або «Функціональні обов’язки», він, як правило, самий об’ємний – займає більше половини всього документа.

Тут потрібно сформулювати основну задачу працівника, що займає конкретну посаду, позначити ділянку його трудової діяльності.

І далі – докладно перерахувати види робіт, що входять в коло обов’язків співробітника. До складання цього переліку слід підійти грунтовно, адже оцінюють результативність і компетентність людини по тому, як він виконує всі свої функції. А вимагати від співробітника чогось, не вказаного в посадовій інструкції, вже незаконно.

У даному розділі вказують і те, з якою періодичністю працівник повинен виконувати деякі зі своїх функцій – постійно, щотижня, за розпорядженням керівництва.

Наприклад, посадова інструкція бухгалтера може містити такий пункт: у міру необхідності здійснює доставку документів в різні організації.

Посадова інструкція директора підприємства, як правило, включає такий обов’язок: керівництво всіма видами діяльності, грунтуючись на положеннях чинного законодавства.

Права

Права

Тут слід перерахувати права, якими наділяється співробітник, щоб успішно виконувати весь обсяг роботи, в рамках вимог своєї посади.

Працівникові дається право приймати рішення (вказати коло питань, які він може вирішувати самостійно), отримувати необхідну для роботи інформацію, контролювати якісь ділянки роботи або дії колег, погоджувати і візувати певні документи.

У цьому розділі вказують також, що працівник має право на внесення пропозицій щодо поліпшення діяльності в рамках своїх функціональних обов’язків.

Відповідальність

Відповідальність

У цьому розділі прописані пункти, що позначають, за що конкретно працівник несе відповідальність і чого зобов’язаний досягти, виконуючи свої посадові обов’язки.

Наприклад, виконувати планові показники роботи, в строк складати звіти та надавати необхідну інформацію, або працювати без скарг і нарікань клієнтів, претензій керівників.

А відповідати працівник зобов’язаний за те, що неналежним чином виконував свої обов’язки, допустив правопорушення, заподіяв матеріальний збиток і т. д.

Керівник може встановити дисциплінарну та матеріальну відповідальність у рамках чинного законодавства.

Взаємозв’язки

Розділ описує, як відбувається взаємодія співробітника, обмін інформацією та документами з посадовими особами відділу, інших підрозділів і зовнішніх організацій.

Зразок посадової інструкції

Якщо потрібно скласти такий важливий документ, як, наприклад, посадова інструкція керівника або заступника, краще спочатку познайомитися з уже готовими прикладами. На їх основі, з урахуванням сфери вашої діяльності та особливостей виробництва, ви вже будете готувати ваш документ.

Пропонуємо вам ось такий зразок посадової інструкції:

зразок посадової інструкції

І керівник великої компанії, і директор невеликої фірми, якщо вони хочуть домогтися успіху, повинні розуміти, що їх головний ресурс – це люди, рядові працівники та провідні фахівці.

І щоб використати цей потенціал якомога ефективніше, необхідно чітко позначати цілі і завдання кожного співробітника, встановлювати своєрідні правила гри. А зробити це можна за допомогою складеної за всіма правилами посадової інструкції.

Загрузка...